Kwaliteitsborging van het jaarverslag

De kwaliteit van ons jaarverslag wordt geborgd door ons Management Control Systeem, door gebruikmaking van bestaande bronsystemen, door een zorgvuldige procesgang en door middel van controle door de Interne Audit Dienst en externe accountant.

Management Control Systeem

Dit jaarverslag steunt grotendeels op beschikbare informatie uit ons Management Control Systeem. Dit bestaat onder andere uit een jaarlijks planning- en controlproces, controleraamwerken en beleid en richtlijnen. Hiermee vindt sturing en beheersing plaats van materiële onderwerpen en onze impact op de omgeving. Daarnaast is er binnen het Havenbedrijf Rotterdam een risicobeheersingssysteem om de kans op verkeerde beslissingen te reduceren. Afdelingen worden hierbij ondersteund door risicomanagementadviseurs en controllers. De Interne Audit Dienst voert periodiek audits uit. Ons controle- en risicobeheersingssysteem staat beschreven in het hoofdstuk Sturing en Beheersing.

Bronnen

Dit jaarverslag steunt op informatie en daaraan ten grondslag liggende definities en meetmethodes die in ons Management Control Systeem worden gebruikt. Over de geselecteerde materiële thema's en topics zijn data verzameld uit bestaande bronsystemen, managementrapportages (onder andere de kwartaalrapportages aan directie en commissarissen) en andere documentatie van afdelingen binnen het Havenbedrijf Rotterdam. Voor nautische data gebruikten we het operationele systeem van de Havenmeester (HaMIS). Voor commerciële, ruimtelijke, financiële en personele data benutten wij ons ERP-systeem (SAP). Wij onttrekken deze data elk kwartaal aan onze operationele systemen.

Het Havenbedrijf Rotterdam acht het van belang om transparant te zijn over de kwantitatieve prestaties en voortgang voor zowel aspecten binnen als buiten de directe invloedsfeer. Het Havenbedrijf Rotterdam is voor de informatie die buiten de directe invloedsfeer valt afhankelijk van informatie aangeleverd door externe partijen. Dit brengt inherente beperkingen met zich mee ten aanzien van het waarborgen van de betrouwbaarheid van deze informatie. Het Havenbedrijf Rotterdam kan weinig tot geen invloed uitoefenen op de totstandkoming ervan. Ten aanzien van de meest materiële aspecten heeft het Havenbedrijf Rotterdam vastgesteld dat inherente beperkingen geen materiële invloed uitoefenen op de betrouwbaarheid van de informatie.

In de definitielijst is voor iedere KPI de bron en meetfrequentie opgenomen.

Proces

Om de gewenste kwaliteit in het eindproduct te bereiken, werkte een aantal medewerkers van verschillende afdelingen intensief samen in projectverband. Halverwege 2017 startte het team met het bepalen van materiële onderwerpen, het schrijven van teksten en het onderbouwen van de teksten. Na afloop van het jaar 2017 werden financiële en niet-financiële cijfers toegevoegd en vond een consistentiecheck plaats tussen teksten en cijfers. Op 23 februari 2018 besprak de Algemene directie het verslag met de Raad van Commissarissen. Op 7 maart 2018 werd het verslag besproken met de Aandeelhouderscommissie, waarna publicatie op 13 maart 2018 plaatsvond. De datum van formele vaststelling door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders is 26 maart 2018.

Accountantscontrole

Wij hebben ons jaarverslag laten controleren door onze externe accountant. Voor deze controle verzamelden wij interne en externe bronnen om de opgenomen informatie in het verslag te onderbouwen. Wij hebben onze externe accountant opdracht gegeven zekerheid te verschaffen bij het jaarverslag. Bij de opdrachtverstrekking is het jaarverslag onderverdeeld in drie onderdelen:

  1. Het verslag (exclusief de managementverklaring) en de Overige informatie.
  2. De jaarrekening.
  3. Inleiding en doorverwijzingen naar de website www.portofrotterdam.com.

Onderdeel 1 'het verslag' betreft de hoofdstukken 'Haven en Havenbedrijf Rotterdam', 'Externe Omgeving', 'Strategie en resultaten' en 'Sturing en Beheersing (exclusief de managementverklaring)'. Onderdeel 3 is niet in scope voor de controle. De toekomstgerichte informatie en de stakeholderinterviews zijn eveneens uitgesloten van de controle. Als onderdeel van de controle stelt de accountant vast dat het verslag is opgesteld in overeenstemming met de GRI Standards Core optie.